会社で会議があった時に議事録を書く仕事を与えられ困ったことはありませんか？人によって議事録の書き方は違います。そもそも議事録とはどういうものでしょうか。会議の内容によって違いますが、議事録とは「会議で見つかった問題や作業を明確にするため」「どのような経緯で決まったか共有するため」「言った言わないを防ぐため」などと言われています。読んだ人が会議の流れや内容を把握しやすいように箇条書きや矢印などを使用し簡潔に書くのが一番良いでしょう。
会議の議事録はビジネス文書なので、自分がとったメモとは違うと意識して下さい。誰もが見てわかる議事録を会議中に書くのはとても困難なので、会議中は必要な内容をメモして後からまとめましょう。しかし、話がどんどん進みメモを取るのが間に合わないこともあります。紙とペン、PCに打ち込みメモをとる、スマホやボイスレコーダーを使い会議を録音するなど自分が記録するには何が一番あっているか考えアイテムを選びましょう。アイテムをきちんと選べたらメモがとれなくて議事録が書けないという失態は防げます。
議事録には決まった書き方がないので、メモからどのようにまとめると良いのか悩む人が多いと思いますが、だいたいは2パターンに分かれています。1つは会議の内容を項目に分けてまとめる方法です。これはとても見やすくまとめやすいのですが、担当者や期日、結論までに至った過程を忘れずにまとめるのがポイントです。2つめは、会議の内容を会話形式にまとめる方法です。こちらは読みづらくはなりますが、誰がいつ何を言ったかが明確になります。ボイスレコーダー等で会議を録音すると文字に書き起こすだけなので簡単に書くことができます。
議事録に大事なことは途中経過や結論などに抜けや漏れがないかということです。文章を書く時に「5W1H」に注意していれば抜けや漏れを防ぐことができます。「5W1H」とは「What＝会議の内容を理解する」「Why＝会議が開かれた理由」「When＝会議の内容を実現する期間」「Where＝実現する部署はどこか」「Who＝担当者は誰か」「How＝実現するためにどうするのか」です。これらのどれかが抜けている時は、会議で決定されていないかメモの取り忘れです。不明確な部分は周りの人に確認し、抜けや漏れのない議事録を書きましょう。
上記で説明した通り、議事録の書き方は様々です。ですので、まずは自分にあった書き方を探しましょう。また、別の人が書いた議事録も参考になりますので過去の議事録があればチェックしてみましょう。
